ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

В последнее время в средствах массовой информации все чаще поднимается вопрос об электронном документообороте в системе органов внутренних дел. В рамках настоящей статьи порядок работы с электронными документами в системе органов внутренних дел.

 

Порядок работы с электронными документами утверждён приказом МВД России от 20 июня 2012 года № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации» (далее — Приказ № 615).

Согласно указанному приказу, электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения государственного герба Российской Федерации.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системах электронного документооборота.

Приказом МВД России от 4 мая 2012 года № 404 «О вводе в опытную эксплуатацию единой автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства» утверждён порядок опытной эксплуатации единой автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства (далее — ЕАИС «ЭДиД») в подразделениях центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органах МВД России.

ЕАИС «ЭДиД» вводится в опытную эксплуатацию с целью обеспечения регистрации и учёта входящей и исходящей корреспонденции, обращений граждан и организаций (в том числе поступающих по сети Интернет), автоматической пересылки электронных образов документов, контроля исполнения документов и отчётности по поручениям министра внутренних дел Российской Федерации, его заместителей, руководителей подразделений центрального аппарата МВД России и территориальных органов МВД России.

ЕАИС «ЭДиД» является прикладным программным обеспечением, предназначенным для автоматизации следующих задач в режиме WEB-доступа:

1) регистрации и учёта входящей корреспонденции, обращений граждан и организаций с возможностью их потокового сканирования;

2) контроля исполнения поручений и резолюций;

3) регистрации и учёта исходящих документов, в том числе и ответов гражданам;

4) регистрации и учёта приказов, указаний, директив МВД России;

5) регистрации законодательных и подзаконных актов, издаваемых федеральными органами государственной власти по вопросам деятельности МВД России;

6) формирования реестров рассылок, печати адресов на конвертах;

7) организации автоматического обмена электронными образами документов между подразделениями центрального аппарата МВД России и территориальными органами МВД России;

8) организации архивного хранения электронных образцов документов;

9) поиска зарегистрированных документов как по отдельным реквизитам (атрибутивный поиск), так и по их совокупности, в том числе контекстного (полнотекстового) поиска;

10) вывода отчётов в установленных или корректируемых форматах.

В соответствии с Приказом № 615 для подтверждения подлинности электронных документов используется электронная подпись.

Обеспечение правовых условий для использования электронной подписи в электронные документах, при соблюдении которых электронная подпись признаётся юридически равнозначной собственноручной подписи человека в документе на бумажном носителе, осуществляется Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-Ф3 «Об электронной подписи» (далее — Закон «Об электронной подписи»). В Законе «Об электронной подписи» устанавливаются права и обязанности обладателя электронной подписи. В соответствии с Законом «Об электронной подписи» владельцем сертификата ключа подписи (обладателем электронной подписи) является физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим ключом, позволяющим с помощью средств электронной подписи создавать личную электронную подпись на электронных документах (подписывать электронные документы).

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется приказом МВД России от 31 мая 2011 года № 600 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов» (далее — Перечень).

Перечнем определяются документы, не содержащие сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, создание, хранение и использование которых осуществляется на машинных носителях в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с указанием сроков хранения документов.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.

На основании изложенного можно сделать вывод о том, что в настоящий момент утверждён чёткий порядок ведения работы с электронными документами, что позволяет внедрить в деятельность всех подразделений системы МВД России ЕАИС «ЭДиД».

Внедрение системы электронного документооборота в деятельности органов внутренних дел позволит усовершенствовать документационное обеспечение органов внутренних дел Российской Федерации, повысить уровень информационной поддержки организационно-управленческой деятельности подразделений центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органов МВД России, повышения эффективности работы с обращениями граждан и организаций.

Правовое управление