Если вам доведётся побывать в Республике Татарстан, не поленитесь, зайдите в любое подразделение полиции. Под каким-нибудь предлогом загляните в любой кабинет. Хоть к начальнику отдела, хоть к инспектору по делам несовершеннолетних, хоть в штаб. Готов поспорить, вы будете поражены. Ни на одном столе вы не увидите обилия бумаг. Максимум, два-три листочка. И то, скорее всего, они окажутся входящей корреспонденцией из других регионов.

Конечно, оперативные сводки, рапорты, докладные записки, объяснительные и ведомости здесь никто не отменял. Они существуют, но не в привычном нам виде. Дело в том, что вот уже на протяжении года республиканское МВД перешло на электронный документооборот.

Какова стандартная судьба деловой бумаги? Как правило, она попадает в канцелярию, ей присваивается входящий номер, секретарь регистрирует его в книге учёта. Затем документ попадает на стол руководителю, который, прочтя текст, расписывает его заместителям, помощникам; те, в свою очередь, — конкретным исполнителям. В полицейских подразделениях Татарстана об этих процедурах уже почти забыли. Причём не только в центральном аппарате, но и в самых отдалённых райотделах, что в 200—300 км от Казани.

— Процесс документооборота ускорился в десятки раз, — говорит заместитель начальника полиции Татарстана, полковник полиции Олег Степущенко, — да и экономия колоссальная. Это касается не только затраченного времени, но и финансов, поскольку мы резко сократили закупку бумаги, канцелярских принадлежностей, копировальных аппаратов, принтеров и картриджа. А сколько бензина раньше тратилось, чтобы доставить документ в МВД из отдалённого райотдела!

По словам офицера, ноу-хау ещё и дисциплинирует личный состав. Ведь сотрудник, ответственный за исполнение указания руководителя, не положит бумагу в долгий ящик: он прекрасно знает, что компьютер начальника вовремя просигнализирует о сроке выполнения поручения.

— Происходит документооборот очень просто, — говорит Олег Александрович. — Допустим, начальник энского управления пишет докладную записку на имя министра. Автор несколько раз щёлкает мышкой — документ отправлен, а через доли секунды на мониторе адресата вспыхивает сигнал о полученном письме. Ознакомившись с ним, глава ведомства отписывает документ заместителям. Еще несколько манипуляций мышкой, и виртуальная «бумага» с электронной подписью шефа оказывается в канцелярии. Её никто не распечатывает. Секретарь просто регистрирует корреспонденцию, опять же в компьютере, и сразу переправляет исполнителям, которые получат документ мгновенно, даже находясь за сотни километров от министерства. Умная техника берёт всю эту переписку под контроль.

Процедура доклада об исполнении поручения подобна выше описанной, с той лишь разницей, что письмо идёт уже снизу вверх. «А как же режим секретности?» — спросит скептик. Беспокоиться не стоит. За пределы ведомства информация не попадёт, об этом позаботились программисты. Система надёжно защищена от несанкционированного проникновения. Все компьютеры включены в единую сеть. Связь с отдалёнными подразделениями осуществляется через оптоволоконные кабели. Нововведение позволяет переписываться и посредством интернета, при этом, по словам Олега Степущенко, постороннему человеку получить доступ к передаваемой информации невозможно. Ещё один плюс системы: получать документы и работать с ними тот или иной сотрудник может, находясь в любой точке планеты, достаточно иметь при себе ноутбук.

Чтобы наглядно продемонстрировать, как работает ноу-хау, Олег Александрович приглашает автора этих строк к телефону доверия. Раздаётся звонок. Лейтенант полиции снимает трубку, выслушивает человека, находящегося на другом конце провода, и начинает стучать по клавиатуре, заполняя электронную карточку. В неё заносятся суть жалобы и персональные данные гражданина. На сей раз звонивший недоволен сотрудником ГАИ, который, по словам автолюбителя, необоснованно привлёк его к административной ответственности. Попрощавшись с собеседником, офицер отправляет карточку по инстанции. Через несколько секунд документ с резолюцией «Прошу разобраться и доложить» оказывается у начальника райотдела того подразделения, где работает инспектор ДПС.

Нельзя сказать, что всё было гладко с нововведением. Кому то, привыкшему работать по старинке, электронный документооборот пришёлся не по душе. Но министр четко поставил задачу: каждый руководитель обязан изучить основы работы с ПК и освоить все премудрости электронного документооборота. Кстати, сам Асгат Ахметович, выражаясь на сленге компьютерщиков, — продвинутый пользователь.

Конечно же, освободиться на сто процентов от бумаг пока не получается. Но полицейские Татарстана, почувствовавшие все плюсы нововведения, надеются, что в ближайшем будущем обычные листы формата А-4 в соответствии с законом можно будет заменять на их электронные аналоги.

Евгений КАТЫШЕВ