На должность начальника управления Виктор Голубицкий назначен в 2007 году. Но секрет успеха руководитель канцелярии главка для себя определил уже давно, еще в 1980 году, когда пришел на службу в органы внутренних дел: «Если ты занимаешься каким-то делом, полюби его. Если же чувствуешь, что душа не лежит, — уходи! Зачем занимать чужое место?» Но обо всем по порядку…

Делопроизводство всегда занимало и занимает особое место в работе подразделений органов внутренних дел. От его правильной организации в конечном итоге зависят оперативность приема-передачи информации, четкая организация поиска, хранения и использования документальной информации.

Датой образования канцелярии Министерства внутренних дел принято считать 20 января (7 января по старому стилю) 1804 года. По другим данным, служба была создана на год раньше.

Первым начальником канцелярии Министерства внутренних дел был назначен Михаил Михайлович Сперанский, автор известных реформ. Разработанное Сперанским «Общее учреждение министерства» определило окончательное единоначалие принципа организации и функционирования МВД, установило единообразие его структуры, делопроизводства и отчетности, систему взаимоотношений структурных частей внутри министерства, а также с другими учреждениями. При нем был создан совещательный орган из начальников структурных частей министерства — Совет министра, а для связи со всеми структурными частями — Канцелярия министра.

Сегодня служба делопроизводства и режима контролирует оформление документов, определяет порядок допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, обеспечивает режим секретности. Еще одна очень важная возложенная на нее функция — это работа по рассмотрению заявлений от населения и осуществление личного приема граждан.

— За два с половиной года многое изменилось, — рассказывает Виктор Григорьевич. — Обновился штат управления, вводится в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота. Новая система значительно облегчит нашу работу: это экономия как средств, так и времени. На ее налаживание и запуск потребовалось около двух лет работы. Это поистине труд всего коллектива.

При рациональной организации делопроизводства руководители и сотрудники подразделений милиции освобождаются от несвойственных им операций по работе с документами, в результате чего повышается производительность работы, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления.

— За время существования службы сменилось не одно поколение сотрудников, не раз менялось и наименование службы, но неизменными оставались стоящие перед ней задачи, — продолжает свой рассказ полковник милиции. — Во-первых, документационное обеспечение руководства главка, его служб и подразделений. Во-вторых, контроль за обеспечением режима секретности при работе с документами, содействие в организации работы по защите информации от несанкционированного доступа посторонних лиц. И, наконец, третья задача — организация контроля за своевременным, полным и всесторонним рассмотрением обращений граждан. Из смысла стоящих перед нами задач организована и структура управления, состоящая из трех основных отделов: отдел документационного обеспечения, отдел по режиму и защите государственной тайны и отдел по работе с обращениями граждан. Недавно к нам присоединился еще и международный отдел, который занимается встречами и сопровождением иностранных делегаций. Это высококвалифицированные специалисты, которые владеют несколькими языками.

— Сегодня сотрудники управления обрабатывают порядка 250 писем в день. Диапазон затрагиваемых в них вопросов достаточно широк. Анализ содержания обращений свидетельствует, что их тематика в последнее время сохраняет основные тенденции. Большая часть писем в той или иной степени затрагивает вопросы борьбы с преступностью. Не уменьшается число обращений граждан с жалобами на неудовлетворительное состояние общественного порядка, на неправомерные действия властей и отдельных их представителей. Нередко поступают жалобы, не относящиеся к нашей компетентности. Но в любом случае каждое письмо мы обязаны зарегистрировать и дать ему законный ход, — объясняет полковник Голубицкий.

— Обращение, поступившее к нам, в соответствии с его компетенцией рассматривается в установленный срок. Ответ гражданину должен быть подготовлен в письменной форме на официальном бланке. При необходимости разъясняется порядок обжалования принятого решения. Текст составляется в официальном стиле и не содержит в себе служебных аббревиатур. И, конечно же, письма гражданам, а также в другие службы и организации должны быть грамотно подготовлены. Этим занимается наш корректор, через которого проходит вся исходящая корреспонденция.

Работники службы делопроизводства и режима — это специалисты своего дела. Многие из них трудятся на должностях долгое время. Ответственность, усидчивость и терпение — это главные качества человека, который работает с документами. Поэтому и несут «канцелярскую службу» преимущественно представительницы слабого пола, — признается наш собеседник.

— Принято считать, что сотрудник секретариата — это человек, который перекладывает бумажки. А между тем это юрист, дипломат и психолог в одном лице. Во-первых, необходимо знать всю нормативную базу, регламентирующую работу делопроизводственной службы и структурных подразделений главка. Во-вторых, надо уметь находить общий язык как с гражданами, так и с сотрудниками служб и подразделений. Кроме того, сотрудники управления — люди поистине творческие, поэтому стремятся монотонную работу с документами превратить в творческий процесс.

В последние годы объем работы увеличивается, а количество штатных единиц остается практически неизменным. Поэтому приходится искать новые формы и методы работы. Кроме того, я всеми силами стараюсь избежать текучки кадров и притока в подразделение случайных людей, — комментирует полковник милиции. — Отбор в службу проводится очень серьезный. Собеседование и тестирование на определение уровня владения русским языком — лишь малая доля того, через что проходят «новобранцы». С недавних пор каждый кандидат на службу в главке проходит психологическое тестирование, по результатам которого на него составляется психологический портрет. Таким образом определяются серьезность намерений кандидата, а также его деловые и личностные качества.

На вопрос о том, как сотрудники управления собираются отмечать профессиональный праздник, Виктор Голубицкий отвечает:

— Мы его ознаменуем в первую очередь трудовыми успехами. А вот к празднованию минувшей круглой даты — 205-­летия делопроизводственной службы — мы готовились основательно. Представили отличную концертную программу. В этом году все будет происходить гораздо скромнее. Но обязательным будет награждение особо отличившихся сотрудников.