Обращения, справки, приказы, отчёты, нормативные акты и сотни других документов ежедневно используются в работе каждого подразделения полиции. За тем, чтобы каждая бумага оформлялась грамотно и в срок, а также была полностью исполнена, тщательно следят работники службы делопроизводства и режима.

Объём нагрузки на них колоссальный — среди множества функций: организация ведения делопроизводства в органах внутренних дел, соблюдение режима секретности, организация работы с обращениями граждан, осуществление приёма населения руководителями подразделений.

Всеми этими вопросами на юго­востоке столицы занимается отдел делопроизводства и режима УВД по ЮВАО. Всего здесь работает 24 сотрудника, три из которых аттестованные — начальник, заместитель и старший инспектор, а остальные — вольнонаёмные. Умело руководит отделом подполковник внутренней службы Елена Смирнова, которая с 1999 года работает в Юго­Восточном округе.

— Сразу после школы я некоторое время работала вольнонаёмным сотрудником в канцелярии, а в 2003 году, когда аттестовалась, образовался отдел делопроизводства и режима, раньше это был секретариат. Тогда я была старшим инспектором, но вот прошло время, и я стала руководителем этого подразделения. Мы постоянно работаем с документами.

Коллектив юго­восточного ОДиР преимущественно женский. У некоторых из сотрудниц за плечами огромный опыт работы. По итогам минувшего года лучшие сотрудники подразделения были награждены правами начальника УВД. Кроме того, нагрудным знаком «За отличную службу в МВД» I степени была награждена заместитель начальника отдела делопроизводства и режима УВД по ЮВАО подполковник внутренней службы Светлана Ефремова.

— Это наши почётные, достойные сотрудники, которые передают свой опыт вновь прибывшим, — подчёркивает Елена Александровна. — Поэтому, когда приходят новенькие, наши профессионалы берут их на поруки и направляют в работе, подсказывают. В общем, мы молодых не бросаем.

Каждый работник старается как можно эффективнее организовать свою работу. В самом начале новых сотрудников обучают правилам работы с обращениями граждан. Существует определённая система меток, индексов, нумераций и обозначений, которые помогают систематизации. Кроме своей основной работы сотрудники ОДиР наравне с другими полицейскими ездят в командировки, проводят проверки, несут службу по охране общественного порядка.

— Конечно, есть своя специфика в нашей службе. Мы обязаны знать требования к оформлению документов, контролировать даже руководителей, насколько правильно они подписывают документы. Есть свои нормативно­правовые акты, которые нужно изучить, — говорит Елена Смирнова.

Быстрота и чёткость работы отдела делопроизводства и режима улучшают взаимодействие между подразделениями полиции, а также помогают руководству вовремя реагировать на любые поступающие документы. Прогресс не стоит на месте — огромные стопки бумаг с 2015 года постепенно уходят в прошлое, уступая место электронным аналогам.

Елена Александровна отмечает, что с каждым годом количество обращений и жалоб граждан растёт в связи с тем, что ресурсы сейчас стали ещё доступнее. Граждане могут пользоваться интернетом и направлять свои обращения, которые обязаны зарегистрировать и рассмотреть. В основном как руководители, так и исполнители работают с документами именно в электронном виде. Исключение составляют те материалы, которые по каким­либо причинам не подлежат этому ведению.

При работе с запросами населения нужен очень ответственный подход и позитивный настрой. Немаловажной обязанностью делопроизводителей является учёт жалоб и заявлений граждан. Сотрудники управления контролируют, чтобы каждый гражданин своевременно получил ответ на своё обращение.

— Граждане жалуются по разным поводам. Если проанализировать 2017 год, то в основном это жалобы на действия участковых уполномоченных полиции, а также на ненадлежащее расследование уголовных дел. Но также граждане обращаются с благодарностью сотрудникам за какие­либо успешные дела. Есть и такие случаи, причём немало, — добавляет Елена Александровна.

Ещё одно очень важное направление деятельности ОДиР — защита информации и обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах. По мнению Елены Смирновой, защита государственной тайны и режим секретности — одна из основных функций её работы. Подразделение ЮВАО оформляет допуски по конкретной должности, в зависимости от того будет ли сотрудник работать с секретными сведениями.

В этом году службе делопроизводства и режима исполнилось 215 лет. На протяжении всего времени её сотрудники всегда были в центре внутреннего информационного поля, внося свой вклад в достижение общей цели: обеспечение общественной безопасности, пресечение и раскрытие преступлений. Без этого подразделения сотрудникам разных служб и подразделений полиции при организации ежедневной работы обойтись невозможно.

Маргарита МАКЕЕВА, Ольга ЕГОРОВА, Виктория ОСЬКИНА, фото Александра НЕСТЕРОВА и пресс - службы УВД по ЮВАО